Vertrieb auslasten. So planen Sie Anfragen für Ihr Team.

Warum ist der Vertrieb mal überlastet und mal leer?

In vielen Unternehmen schwankt die Auslastung im Vertrieb stark. In einem Monat kommen die Verkäufer mit Rückrufen und Vor-Ort-Terminen kaum hinterher. Im nächsten Monat sitzen sie vor leeren Kalendern und telefonieren alte Angebote nach. Beides kostet Geld.

Ein überlasteter Vertrieb ruft zu spät zurück, schreibt Angebote unter Zeitdruck und verliert Interessenten an schnellere Anbieter. Ein unterlasteter Vertrieb verursacht Fixkosten, ohne Umsatz zu erzeugen. Bei Aufträgen, die typischerweise mehrere tausend Euro wert sind, etwa für Fenster, Bäder, Solaranlagen, Wärmepumpen oder Küchen, macht jeder verlorene Abschluss einen spürbaren Unterschied.

Die Ursache ist fast immer dieselbe. Anfragen werden als Zufall behandelt und nicht als planbare Größe. Wer rückwärts rechnet, wie viele Anfragen sein Team braucht, und die Menge gezielt steuert, kann den Vertrieb gleichmäßig auslasten.

Wie viele Anfragen braucht Ihr Vertrieb pro Monat?

Den Anfragebedarf berechnen Sie rückwärts vom Umsatzziel über den Auftragswert und die Abschlussquote bis zur Zahl der Anfragen. Die Abschlussquote ist der Anteil der Anfragen, aus denen ein unterschriebener Auftrag wird. Die beiden Formeln lauten:

Benötigte Aufträge = Umsatzziel pro Monat ÷ durchschnittlicher Auftragswert

Benötigte Anfragen = benötigte Aufträge ÷ Abschlussquote als Dezimalzahl

Nutzen Sie für die Abschlussquote möglichst eigene Werte aus mehreren Monaten. Rechnen Sie die Quote außerdem je Anfragequelle, denn Empfehlungen, Messekontakte und Online-Anfragen schließen oft unterschiedlich gut ab. Wie Sie die Quote und die Kosten je Quelle sauber ermitteln, zeigt der Ratgeber Kosten pro Anfrage berechnen.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Umsatzziel festlegen. Legen Sie fest, wie viel Umsatz aus Neukunden pro Monat entstehen soll. Bestandsgeschäft und Folgeaufträge rechnen Sie getrennt.
2. Benötigte Aufträge berechnen. Teilen Sie das monatliche Umsatzziel durch Ihren durchschnittlichen Auftragswert. Das Ergebnis ist die Zahl der Aufträge, die Ihr Vertrieb pro Monat abschließen muss.
3. Abschlussquote ermitteln. Ermitteln Sie aus den letzten drei bis sechs Monaten, welcher Anteil Ihrer Anfragen zu einem Auftrag wurde. Ohne eigene Daten starten Sie mit einer vorsichtigen Annahme und korrigieren sie nach einigen Wochen.
4. Benötigte Anfragen berechnen. Teilen Sie die benötigten Aufträge durch die Abschlussquote als Dezimalzahl. Rechnen Sie einen Puffer für Spam, Dubletten und Interessenten außerhalb Ihres Gebiets hinzu.
5. Kapazität pro Verkäufer abgleichen. Prüfen Sie, wie viele Erstgespräche, Termine und Angebote ein Verkäufer pro Monat sauber bearbeiten kann. Vergleichen Sie diesen Wert mit der Zahl der Termine, die aus den geplanten Anfragen entstehen.
6. Monatlich nachsteuern. Vergleichen Sie jeden Monat Plan und Ist in der Pipeline. Passen Sie Werbebudget, Regionen oder Teamgröße an, wenn Anfragen, Abschlussquote oder Auslastung deutlich abweichen.

Wie viele Anfragen schafft ein Verkäufer?

Die zweite Hälfte der Planung ist die Kapazität. Die Vertriebskapazität ist die Zahl der Anfragen, die ein Verkäufer pro Monat vollständig bearbeiten kann, vom ersten Anruf bis zum Angebot. Sie hängt davon ab, wie lange ein Erstgespräch dauert, ob ein Termin vor Ort nötig ist, wie weit die Wege sind und wie aufwendig ein Angebot ist. Messen Sie diese Zeiten für zwei bis vier Wochen und planen Sie Urlaub, Nacharbeit und Bestandskunden ein. Ein Verkäufer, der laut Kalender voll ist, hat keine Zeit mehr für schnelle Rückrufe.

Rechenbeispiel für die Anfragenplanung

Rechenbeispiel: Angenommen, ein Fachbetrieb für Badsanierung möchte pro Monat 150.000 € Umsatz aus Neukunden erzielen. Alle Zahlen in der Tabelle sind frei gewählt und dienen nur zur Veranschaulichung.

Das Ergebnis zeigt zweierlei. Der Betrieb braucht rund 70 bis 75 Anfragen pro Monat, um sein Ziel zu erreichen. Und mit einem einzigen Verkäufer wäre das Ziel nicht erreichbar, selbst wenn genug Anfragen kämen. Steigt die Abschlussquote durch bessere Vorqualifizierung auf 20 Prozent, reichen bereits 50 Anfragen und 25 Termine. Setzen Sie für Ihre Planung immer Ihre eigenen Werte ein.

Wie steuern Sie die Menge der Anfragen nach oben und unten?

Mit Empfehlungen und Mundpropaganda lässt sich die Menge der Anfragen kaum steuern. Bezahlte Kampagnen auf Meta, also Facebook und Instagram, und auf Google sind dagegen regelbar. Sie bestimmen Budget, Region, Angebot und Laufzeit selbst.

• Budget schrittweise anpassen. Erhöhen oder senken Sie das Werbebudget in kleinen Schritten und beobachten Sie die Wirkung über mindestens eine Woche. Sprünge bringen die Auslieferung der Kampagnen oft durcheinander.
• Regionen gezielt öffnen oder schließen. Ist ein Team ausgebucht, spielen Sie in dessen Gebiet weniger aus und verlagern Budget in Regionen mit freier Kapazität.
• Vorlauf einplanen. Zwischen Anfrage und Auftrag liegen bei größeren Projekten oft Wochen. Wer erst bei leerem Kalender startet, spürt die Wirkung zu spät.
• Saison berücksichtigen. Planen Sie das Budget so, dass Termine und Montagen in Ihre Auftragslage passen, und erhöhen Sie es vor absehbaren ruhigen Phasen.
• Nicht komplett abschalten. Eine Kampagne auf kleiner Flamme ist meist leichter wieder hochzufahren als ein Neustart nach mehreren Wochen Pause.

Wie schnell sollte der Vertrieb auf neue Anfragen reagieren?

Speed to Lead bezeichnet die Zeit zwischen dem Eingang einer Anfrage und dem ersten persönlichen Kontakt durch Ihren Vertrieb. Je kürzer diese Reaktionszeit ist, desto präsenter ist das Projekt beim Interessenten. Viele Hausbesitzer fragen bei mehreren Anbietern an, und wer sich zuerst meldet, prägt oft das weitere Gespräch.

Legen Sie deshalb eine feste Regel fest, zum Beispiel Rückruf am selben Werktag, und machen Sie klar, wer dafür zuständig ist. Neue Anfragen sollten sofort beim Vertrieb oder Innendienst ankommen und nicht erst in einem Sammelpostfach liegen. Wer die Reaktionszeit misst, erkennt auch früh, wann das Team an seine Grenze kommt. Steigt sie über Wochen an, ist das ein Signal, die Anfragenmenge zu senken oder Kapazität aufzubauen.

Welche Fragen sollten vor dem ersten Anruf beantwortet sein?

Vorqualifizierung bedeutet, dass ein Interessent wichtige Eckdaten schon bei der Anfrage angibt. Ihr Verkäufer weiß dann vor dem Anruf, worum es geht, und kann unpassende Anfragen schnell aussortieren. Das spart Kapazität und erhöht die Abschlussquote. Hilfreich sind diese Angaben:

• Art des Projekts, etwa Komplettbad, Fenstertausch oder Wärmepumpe
• Umfang, zum Beispiel Anzahl der Fenster oder Größe des Raums
• Gewünschter Zeitraum für die Umsetzung
• Postleitzahl, damit die Anfrage beim richtigen Team oder Standort landet
• Eigentum am Objekt, falls nur Eigentümer als Kunden in Frage kommen

Eine mehrstufige Anfrage-Seite fragt diese Punkte per Klick nacheinander ab, bevor Name und Telefonnummer folgen. Was eine Anfrage für den Vertrieb wirklich wertvoll macht, lesen Sie im Beitrag über qualifizierte Leads für den Vertrieb.

Wie verteilen Sie Anfragen auf Team und Standorte?

Sobald mehrere Verkäufer oder Standorte beteiligt sind, braucht die Verteilung klare Regeln. Sonst bleiben Anfragen liegen, weil jeder annimmt, ein Kollege kümmere sich darum. Bewährt haben sich diese Verfahren:

• Nach Gebiet. Die Postleitzahl entscheidet, welcher Standort oder Verkäufer zuständig ist. Das verkürzt Wege und passt zu regionalen Kampagnen.
• Nach Produkt. Spezialisten erhalten die Anfragen ihres Fachgebiets, etwa Solar getrennt von Wärmepumpen.
• Reihum. Anfragen werden nacheinander auf alle Verkäufer verteilt. Das ist fair, setzt aber vergleichbare Erfahrung voraus.
• Nach freier Kapazität. Wer gerade Luft hat, übernimmt. Das funktioniert nur mit einer aktuellen Übersicht.

Für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist es sinnvoll, Kampagnen je Region zu steuern und Anfragen direkt dem passenden Standort zuzuordnen. Mehr dazu im Ratgeber für Unternehmen mit mehreren Standorten.

Wie messen Sie die Auslastung mit einer Pipeline?

Eine Pipeline ist eine Übersicht, in der jede Anfrage einen Status erhält, zum Beispiel Neu, Kontaktiert, Angebot und Auftrag. Sie zeigt auf einen Blick, wie viele Anfragen in welcher Phase stehen und wer sie bearbeitet.

Aus der Pipeline lesen Sie die wichtigsten Signale für die Planung ab. Viele Anfragen im Status Neu deuten auf Engpässe bei der Reaktionszeit hin. Viele Kontakte, aber wenige Angebote sprechen für schwache Qualifizierung. Viele Angebote ohne Auftrag weisen auf Probleme bei Preis, Nachfassen oder Angebotsqualität hin. Vergleichen Sie diese Werte einmal im Monat mit Ihrem Plan und passen Sie Budget, Regionen oder Personal an.

So unterstützt Klickanfragen

Klickanfragen ist ein Anfragen-System für kleine und mittelständische Unternehmen. Es verbindet Kampagnen auf Meta und Google mit einer mehrstufigen Anfrage-Seite und einem Dashboard mit Pipeline von Neu bis Auftrag, inklusive Kosten pro Anfrage und Kosten pro Klick. Vertrieb und Innendienst erhalten eigene Team-Zugänge, und Kampagnen lassen sich je Region oder Standort steuern. Jeden Monat erhalten Sie einen PDF-Bericht, die Anfragen gehören exklusiv Ihnen. Das System ist in 7 Tagen live, die Pakete finden Sie unter Pakete und Preise.

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